Travel Risk Management: in cosa consiste e perché è importante

13/12/2023

Situazioni geopolitiche a rischio, pandemie, fenomeni correlati ai cambiamenti climatici, terrorismo e aumento di episodi di criminalità hanno portato le aziende ad avere una maggiore consapevolezza sulla necessità di garantire la salute e la sicurezza dei propri dipendenti durante i viaggi d’affari. Il Travel Risk Management nasce infatti dall’esigenza delle imprese di tutelare i propri collaboratori che si spostano per motivi di business. Ad aumentare l’attenzione sul tema sono state anche alcune sentenze giudiziarie degli ultimi anni che hanno attribuito una responsabilità penale e amministrativa ai datori di lavoro che non hanno adottato alcun sistema di prevenzione per la sicurezza del proprio personale in viaggio. In questo articolo facciamo chiarezza per capire in cosa consiste e quali siano i principali obiettivi del Travel Risk Management. 

Cos’è il Travel Risk Management

Il Travel Risk Management è una risposta strategica e organizzata rispetto ai fattori di sfida che sono chiamati ad affrontare le organizzazioni che operano in ambito estero. Si tratta di un processo aziendale volto alla gestione completa e integrata dei rischi che un dipendente, un collaboratore o dirigente di azienda potrebbe affrontare durante una trasferta di business. Ma quali sono le fasi di un processo di Travel Risk Management? Questo approccio strutturato comincia con la valutazione dei potenziali rischi che potrebbero presentarsi in qualsiasi fase del viaggio. Si tratta di un’analisi che precede la partenza e prende in considerazione numerosi aspetti, e tra questi:

La destinazione. Bisogna valutare se il Paese di destinazione è coinvolto in situazioni di guerra, problemi di tipo politico, potenziali attacchi terroristici; è importante intercettare anche zone e quartieri più pericolosi nei quali il dipendente potrebbe trovarsi ad operare durante il viaggio.

Caratteristiche geofisiche. Clima, periodo dell’anno, zone soggette a potenziali disastri ambientali e ogni altra caratteristica del paesaggio urbano o rurale di destinazione potrebbero essere ulteriori elementi di criticità.

Rischi della persona. Di fondamentale importanza è essere a conoscenza dello stato di salute del collaboratore in trasferimento, informare su eventuali vaccini necessari prima del viaggio, sulle controindicazioni delle profilassi vaccinali, ma anche sui potenziali rischi di malattie trasmissibili e condizioni igieniche sanitarie del Paese di arrivo.

Alloggio, trasferimenti e modalità di viaggio. Una corretta valutazione dei pericoli di Travel Risk Management non può prescindere dalla puntuale organizzazione di tipo logistico: dunque è importante comunicare gli eventuali requisiti di ingresso del Paese, la soluzione di pernottamento scelta, i mezzi di trasporto necessari, ma anche valutare se il viaggio dovrà essere affrontato con altre persone o individualmente.

La norma ISO 31030?

Riuscire ad avere una visione globale e considerare tutti gli elementi che possono rendere più sicura una trasferta lavorativa è un compito di grande responsabilità. Fino a poco tempo fa la gestione di ogni aspetto relativo alla protezione dei dipendenti in viaggio era lasciata alla buona volontà e all’attenzione dell’azienda, che era comunque responsabile di fronte alla Legge. Oggi invece sono state implementate delle linee guida internazionali UNI ISO 31030 che forniscono indicazioni di riferimento per il Travel Risk Management, utili a trovare una direzione comune nella gestione delle incognite legate alle trasferte aziendali. Le fasi individuate dalla norma ISO 31030 sono ben adattabili a qualsiasi realtà e a qualsiasi esigenza operativa e organizzativa, e possono riassumersi in questo modo:

Prima della partenza. Definire gli obiettivi è fondamentale per capire tutti gli obblighi connessi con la trasferta e assicurare la migliore protezione del personale, valutando i rischi specifici, gli aspetti medico-sanitari, le autorizzazioni. A seguire, è importante stabilire quali sono le procedure da adottare e fornire la formazione adeguata ai soggetti interessati.

Durante il viaggio. Un monitoraggio costante richiede strumenti e organizzazione: una risposta pronta alle possibili emergenze del viaggio è il risultato di formazione, esperienza e spesso coinvolge anche organizzazioni esterne specializzate in questo tipo di operazioni.

Al ritorno. Una corretta procedura di Travel Risk Management consiste anche nell’analisi, nel monitoraggio e nella costante vigilanza sull’efficacia delle misure adottate. Al termine del viaggio bisogna valutare ogni aspetto della trasferta nella sua interezza, comprese anche le opportunità e i servizi di cui il viaggiatore ha usufruito per perfezionare gli approcci e le strategie future.

Servizi di Supporto per il Travel Risk Management

Come abbiamo visto, è importante che i collaboratori siano informati e consapevoli dei rischi che possono incontrare in ogni trasferta. L’azienda dovrebbe tenere dei corsi di formazione ed educazione al rischio per verificare che i propri dipendenti, oltre ad essere pronti ad andare in viaggio, siano anche realmente preparati a risolvere eventuali incidenti adottando azioni di mitigazione. L’obiettivo è di consentire ai lavoratori in trasferta di prestare la propria opera in un ambiente quanto più sicuro possibile nella consapevolezza che si possa sempre contare su procedure efficienti ed efficaci anche nelle situazioni di emergenza o pericolo.

La pluridecennale expertise maturata da Vedetta 2 Mondialpol S.p.A. permette di offrire un servizio di consulenza di Travel Risk Management che si avvale di professionisti con una solida e documentata esperienza nel settore della sicurezza pubblica e privata, anche in contesti internazionali ad alto rischio. 

Se anche tu sei interessato al tema della tutela dei tuoi dipendenti che si recano all’estero e vuoi saperne di più, contattaci: saremo pronti a supportarti per adeguare le procedure della tua azienda alle più importanti linee guida di Travel Risk Management, per assicurare viaggi in sicurezza ai tuoi collaboratori e adempiere all’obbligo legale dell’organizzazione di proteggere i propri dipendenti.

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